BlueGhost pro AEP vytvořil nový přihlašovací systém, postavený na platformě Tabidoo, který zjednodušuje přihlašování, automatizuje administrativu a dává studijnímu oddělení AEP přehled o celém procesu – od první registrace až po rozhodnutí o přijetí studenta.
Přijímací proces AEP je složitější než běžná univerzitní přihláška. Studenti z USA, Kanady a Evropy musí kromě základních údajů o studiu odevzdávat také dokumenty k vízům, potvrzení o zdravotním pojištění, doporučující dopisy či informace o ubytování. Koordinátoři programu pak musí přihlášky kontrolovat, vyžadovat doplnění chybějících podkladů a komunikovat s každým uchazečem individuálně. Nový systém proto musel zvládnout nejen evidenci dat, ale i plynulý proces přijetí — s přehlednými stavy, upozorněními a možností automatické komunikace.
Původní proces přihlašování uchazečů byl rozdrobený mezi e-maily, tabulky na Google Sheets a manuální komunikaci. Koordinátoři ztráceli přehled o tom, kdo co odeslal, komu chybí dokument nebo které přihlášky čekají na posouzení. S rostoucím počtem zájemců se tento způsob práce stal neudržitelným.
Cílem projektu bylo vytvořit centrální přijímací systém (pro vysokou školu AEP), který sjednotí všechny kroky přijímacího řízení, sníží chybovost a zefektivní komunikaci se studenty i akademickým týmem.
Zjednodušit přihlašování studentů – přehledný formulář, srozumitelný proces.
Zautomatizovat práci administrátorů – méně ruční kontroly, více času na podporu studentů.
Zmodernizovat online prezentaci školy – propojení webu a přihlašovacího systému do jednotného prostředí.
BlueGhost pro vytvoření webu a přihlašovacího systému propojil dvě tvz. no-code platformy - Webflow a Tabidoo. Na Webflow postavil web a Tabidoo využil pro administraci přihlašovacího systému. No-code znamená, že projekty vznikají bez zdlouhavé programátorské práce. To výrazně šetří čas i náklady pro klienta.
Nový přihlašovací systém postavený v Tabidoo výrazně zjednodušil správu přihlášek a kurzů. Administrátoři mohou snadno nové kurzy přidávat, měnit jejich nastavení a spravovat data.
Systém automaticky sleduje, komu chybí dokumenty, odesílá výzvy k doplnění a uchazečům dává okamžitou zpětnou vazbu. Výsledkem je výrazně méně ruční práce a menší prostor pro chyby.
Centralizaci všech přihlášek, dokumentů a kurzů.
Automatické e-maily a upozornění pro uchazeče i administrátory.
Možnost exportu dat do Excelu nebo PDF.
Okamžité úpravy bez potřeby programování – systém se vyvíjí spolu s potřebami školy.
S novým systémem administrátoři AEPrague šetří čas, který mohou věnovat studentům a jejich programům. Automatizace a centralizace dat urychlily celý proces, usnadnily správu přihlášek a kurzů a eliminovaly chyby. Tabidoo se tak ukázalo jako ideální nástroj pro efektivní správu, který administrátorům umožňuje data spravovat snadno a bez složitého programování.
Zkrácení času mezi registrací a přijetím o desítky procent.
Výrazné snížení chyb a duplicit v přihláškách.
Lepší přehled o uchazečích díky vizualizaci dat.
Vyšší spokojenost týmu AEP díky jednodušší administraci.
Rychlost - implementace Tabidoo byla velmi rychlým procesem - implementační změny se děly v reálném čase, což není úplně obvyklé.
Nižší cena projektu - využitím aplikací bez programování BlueGhost ušetřil desítky hodin programátorské práce a klient tak ušetřil desetitisíce korun.
Lepší přehled o uchazečích díky vizualizaci dat.
Aplikace je připravena pro růst - no-code aplikace je možné přizpůsobit rostoucímu byznysu klientů - přidáním nových funkcí nebo integrací s dalšími systémy.