Menu

4 tipy, jak se bavit o IT s klientem

Kdo někdy sledoval seriál Ajťáci, ví, jak je těžké se z pozice odborníka na informační technologie domluvit s „běžnými smrtelníky“. Kontaktům s klienty se ve své profesi nevyhnete, a pokud ano, tak často pouze jen na těch nejnižších pozicích. Jak se tedy domluvit na projektu s člověkem, který nemá takové znalosti o IT ani praxi v tomto oboru? Modrý duch přináší čtyři tipy, díky nimž si usnadníte komunikaci.

4 tipy, jak se bavit o IT s klientem

1. Zjistěte si informace o lidech, s kterými budete jednat

Co člověk, to originál, tudíž na druhé straně stolu mohou sedět lidé s různými znalostmi IT. Ne každý, kdo pracuje na netechnické pozici, je také netechnik. Například americký komik Jimmy Fallon vystudoval informatiku na College of Saint Rose a malířka Gabriela Těthalová matematiku na Matfyzu.

Co z toho vyplývá? Kreativní ředitel, podnikatel v oblasti šperkařství nebo kdokoliv jiný, s kým budete řešit technické otázky kódu, možná také nějaký kód napsal, byť v dávné minulosti. Tudíž se nebudete muset obávat toho, že se na vaše technické návrhy bude dívat zděšeně nebo nechápavě.

Jak ale zjistíte příběh klienta? Nejjednodušší je vyhledat si dotyčného na internetu. V dnešní době je běžné, že jak nezávislí profesionálové, tak i zaměstnanci vystavují svůj profesní životopis online, například na sociální síti LinkedIn.

Zde si můžete přečíst, co váš komunikační partner vystudoval a čemu se dosud věnoval. Ne každý má samozřejmě svůj profil podrobně vyplněný, ale pokud má váš protějšek uvedenou podrobnou náplň práce, tím lépe. Z ní můžete snadno zjistit, jestli se IT někdy věnoval, případně jakému konkrétnímu podoboru.

A i kdyby o počítače zavadil jen jako hráč Tetrisu a uživatel PowerPointu, alespoň se na komunikaci s ním budete moci lépe připravit.

2. Chtějte po druhé straně vlastní vysvětlení

Chcete-li se dozvědět, zdali vás druhá strana pochopila, to, co vám nejméně pomůže, je zeptat se: „Rozumíte tomu?“

Pokud druhá strana ví, že vaše slova nechápe, máte vyhráno, protože jí to můžete znovu vysvětlit. Stejná situace nastává, pokud vám váš protějšek rozumí, jelikož můžeme přejít k jinému bodu programu. Jenže existuje také třetí, zákeřnější možnost, a to ta, že si druhá strana bude myslet, že vám rozumí, ale pochopí to úplně jinak.

Co tedy s tím? Nejlepší je položit klientovi dotaz: „Jak rozumíte tomu, co jsem vám teď sdělil/a?“ Díky tomu vám převypráví svůj úhel pohledu a vy zjistíte, v čem se vaše chápání shoduje a kde se rozcházíte. Potom je jednodušší se zaměřit na konkrétní aspekty, které každý chápe jinak, a vyjasnit si je.

Na druhou stranu, neměli byste se stavět do pozice učitele, který chce po svém žákovi vysvětlení. I vy byste měli být ochotni svému komunikačnímu partnerovi pravidelně sdělovat, jak chápete jeho slova.

3. Dělejte si zápis

Lidová moudrost praví, že co je psáno, to je dáno. Pořídíte-li z porady (nebo jakéhokoliv jiného setkání) s klientem zápis, budete mít čeho se chytit, dojde-li později k nejasnostem nebo nedorozuměním.

Díky zapsané dohodě také snadno zjistíte, jak jste se s druhou stranou pochopili. Předpokládá to ale, že hotový zápis si neschováte do šuplíku, nýbrž ho klientovi pošlete k připomínkování.

Zápis by tedy neměl být doslovným přepisem toho, co bylo na schůzce řečeno, nýbrž jejím „výcucem“. Měl by odpovídat na otázky: Kdo něco udělá? Kdy to má být hotové? Jak dané řešení vyhotovíme? Co se bude dít potom? Máme počítat s nějakými úskalími?

V případě, že s klientem uskutečníte schůzek více, se rozhodně vyplatí je číslovat, případně na nich uvádět datum, aby bylo jasné, kdy se která zadání změnila. Stejně tak platí, že pokud se schůzek zúčastní více než dva lidé, měla by být v dokumentu uvedena jejich jména, aby se nezapomnělo, kdo má nebo nemá informace k dispozici.

Někteří lidé si schůzky nahrávají. Ze zákona však musíte od účastníků schůzky k tomu získat svolení. Zvukový záznam je sice přesný, je však nepraktický, a to proto, že jej nemůžete prohledávat tak podrobně jako textové dokumenty. Nahrát si schůzku tak dává smysl nejspíš jen proto, abyste si později přepsali nebo si ověřili věci, které jste mezitím pozapomněli.

4. Kreslete obrázky

Ne, není nutno kopírovat Dilberta a z každé schůzky pořídit strip. Stačí akorát na papír (nebo na počítači) načrtnout schémata, grafiky a jiné věci, které pomohou druhé straně zorientovat se v tom, co a jak kdo udělá.

Říká se, že jeden obrázek vydá za tisíc slov, a byť jde do určité míry o nadsázku, v jednoduchých šipkách a bublinách se zorientujeme lépe než v moři textu. Pokud nejsme zdatní kreslíři, ale přesto chceme využít co nejvíc vizuálního obsahu, můžeme použít programy pro tvorbu myšlenkových map (například MindMup, MindMeister nebo XMind).

Navíc, jak Modrý duch dobře ví ze své praxe, lidé mimo informační technologie nemusí počítačům tak dobře rozumět. Když vysvětlíte své myšlenkové pochody na papíře (například, proč nejde některé věci zalgoritmizovat nebo která řešení jsou pro klientovu poptávku vhodnější), budou pro „běžné smrtelníky“ srozumitelnější.

5. Používejte metafory

Metafora je jazykový prostředek, kterým něco připodobňujete na základě vnější podobnosti. Možná si teď vzpomenete na některé notoricky známé: Leje jako z konve. Jsou chudí jako kostelní myš. Zastává funkci hlavy státu. Vzal s sebou na schůzku svou pravou ruku.

Nemusíte se ale řídit jen příklady, které jste se naučili ve škole nebo které znáte z domova. Co si vymyslet svá vlastní přirovnání?

„Lidé se mě často ptají: Co děláte? A když jim odpovím, že dělám v IT, moc jim to nepomůže. Obvykle se pak představím jako internetový instalatér. Jakmile lidé začnou uvažovat v rourách, tocích a nepořádku, vysvětlí se tím spousta nejasností,“ říká v článku How to Communicate IT Concepts to Non-IT People („Jak mluvit s neajťáky o věcech z IT“) Miguel Jacq, systémový administrátor a vlastník společnosti mig5 system administration v Austrálii.

Někteří z vás to budou mít jednodušší (zdravíme softwarové architekty), ale Modrý duch věří, že na každé povolání v IT se dá najít ekvivalent.

Teresa Banks, vedoucí informační bezpečnosti a kontrolních programů na Arizonské univerzitě, zase ve stejném článku doporučuje si vypomáhat odkazy na populární kulturu. Sama si vypomohla Jamesem Bondem v kampani o kyberbezpečnosti.

„Nazvali jsme ji Špion, který mě hackoval. Každá prezentace měla v názvu narážku na film s Jamesem Bondem. Udělali jsme taky pirátskou tématiku. Je to zábavné, snadno zapamatovatelné a přístupné,“ vysvětluje.

Bez ohledu na to, jestli si pro prezentaci o sítích vyberete Spidermana nebo pavouka Hanibala z Včelky Máji, stačí se řídit zásadou: Buďte vstřícní k potřebám druhých a snadno se domluvíte. Hodně štěstí!

Jak se vám článek líbil?

1

Praktický

1

Inspirující

0

Zábavný

1

Nic moc