Menu

Projektový manažer zaručí úspěšný projekt. Nebo je jen zbytečným výdajem?

Projektové řízení je pro mnohé tajemnou položkou v rozpočtu na tvorbu webu, e-shopu nebo on-line aplikace. Jedná se jen o zbytečné tahání peněz z kapsy klientů, nebo službu nutnou ke zdárnému dotažení projektu?

Řízení projektu musí mít správný projekťák pevně v rukou
Řízení projektu musí mít správný projekťák pevně v rukou

Když se řekne vývoj webu, většina lidí si nejspíš představí práci programátora, grafika, copywritera, případně někoho, kdo to celé vymyslí. Pokud se ale o výslednou podobu stránek stará digitální agentura, platí klienti nezanedbatelnou částku za práci projektového manažera. Tu ani při sebedůslednějším procházení webových stránek zřetelně neodhalíte. Proč tedy platit za něco, co na výsledku v podstatě není vidět? Na dalších řádcích se pokusím představit nezbytnost projektového manažera pro přípravu on-line projektu, který plní vytyčené cíle.

Projektový manažer a projektové řízení

Pokud se někdo rozhodne najmout digitální agenturu, často nebývá na problematiku vývoje webů odborníkem nebo na samostatné vedení projektu nemá čas. Ani v jednom z případů není jeho zájmem osobně úkolovat grafiky a programátory nebo psát technické dokumentace. Právě v tuto chvíli nastupuje projektový manažer (jinak také „projekťák”), který celý projekt řídí.

Projekt lze obecně popsat jako časově ohraničenou aktivitu, jejímž výsledkem je unikátní služba nebo produkt. V naší situaci jde zpravidla o tvorbu webové aplikace. Za začátek projektu se dá považovat už okamžik, kdy zasíláme poptávku. Za jeho konec spuštění aplikace. (Ani tehdy ale práce na projektu nekončí. Také potom může klient využívat schopnosti projektového manažera, například při dalším rozvoji služby nebo plánování marketingových aktivit. Tyto procesy už ale nespadají do projektového řízení jako takového a v některých firmách je má na povel jiná osoba: account manager.)

Projektový manažer je hlavním spojovacím prvkem mezi zadavatelem a dodavatelem. Jeho nejdůležitějším úkolem je dodávka webu v požadované kvalitě, a to v rámci časového i finančního rozpočtu. Toho dosahuje plánováním a monitorováním prací na projektu, koordinací vývojářského týmu, ale také zohledňováním projektových rizik. Kromě toho vede veškerou dokumentaci o průběžných výsledcích práce vývojářů a neustále se učí z předchozích kroků – povedených i těch méně zdařilých.

Komu tím prospějeme? Oběma stranám!

Zadavatelé běžně mívají představu o tom, jak by jejich aplikace měla fungovat. Úkolem projektového manažera je vyhodnotit náročnost potřebných prací a odhadnout celkový dopad na projekt. Pokud mu dané funkce vyjdou jako finančně neefektivní a bez velké šance naplnit cíle aplikace, měl by se svým závěrem včas seznámit klienta a předejít tak zbytečným nákladům navíc.

Průtahy projektový manažer eliminuje i ze strany vývojářů. Pokud někdo z realizačního týmu přijde s novým řešením, je to projekťák, kdo musí správně vyhodnotit soulad tohoto návrhu s potřebami zadavatele. Někdy je zvládnutelné novinky implementovat bez nutnosti navýšit rozpočet, jindy je jejich realizace nemožná. Rozhodující jsou očekávání a potřeby zadavatele, jeho rozpočet a především vytyčený účel projektu.

To všechno by měl projektový manažer znát nejlépe ze všech. Díky tomu pak zvládá hladit třecí plochy, které by mohly vznikat při vzájemné komunikaci klienta a odborníků na straně dodavatele. Především ve specifických oborech, jakým právě tvorba webových aplikací bezesporu je, se totiž často stává, že je každá strana naladěná na zcela odlišnou vlnu.

Vyplatí se projekťák na straně dodavatele?

Je nutností, aby měl každý projekt pouze jednoho projektového manažera. Pokud je dosazený na straně dodavatele, má větší přehled o technických možnostech vývojářů a důvěrněji zná jejich povahu. Díky tomu jim dokáže lépe přizpůsobit styl práce – někomu vyhovuje větší volnost, jiný vyžaduje spíš konkrétní zadání a nezbytný tlak na termíny. I takové detaily pomáhají projekťákovi ladit celý proces směrem k úspěšnému výsledku.

Znalostí různých zákonitostí může projektový manažer celý tým lépe řídit, motivovat a pomáhat k mnohem efektivnějším pracovním výkonům. Člověk zvenčí by je v tomto ohledu tak snadno nepodnítil. Ideální je, pokud projektový manažer alespoň částečně rozumí problematice oboru. Díky tomu dokáže už dopředu očekávat případné problémy. Je schopen se na ně lépe připravit a rychleji reagovat. Spoustu věcí také zvládne rozhodnout sám, čímž může ušetřit hodně času i peněz.

Kolik projektové řízení stojí?

Cena projektového řízení je individuální a vychází z náročnosti projektu. Zpravidla je třeba počítat s 20 – 30 % celkové ceny. Dobrou prací však lze ve výsledku ušetřit mnohem více peněz, než by se vydalo na vývoj bez jakékoliv odborné koordinace.

V BlueGhost nám pomáhá vlastní metodika projektového řízení založená na mezinárodně uznávaných postupech PRINCE 2 Agile a SCRUM. Nejen díky ní se nám daří eliminovat rizika i negativní dopady a dodržovat stanovený rozpočet i termín realizace. To je nakonec ten hlavní důvod, proč se financování projektového řízení vyplácí, přestože jako samostatná položka v rozpočtu někdy působí neprůhledně.