Menu

6+6 tipů, jak být v práci efektivnější

Možná jste se potkali s různými doporučeními, které pomáhají zlepšit organizaci času. Možná nikoliv. Správný time management však může být v dnešní uspěchané době alfa omega, jak zůstat efektivní dlouhodobě. Jaké metody vám mohou přijít vhod? Přečtěte si k tipy od Modrého ducha…

6+6 tipů, jak být v práci efektivnější

Marketingové strategie a firemní cíle jsou jedna věc, abychom však každý mohli fungovat, musíme v prvé řadě nejdříve efektivně nakládat s časem a energií.

V dřívějších fázích života nám přijde, že jich máme nekonečně, v dalších pak zjišťujeme, že tomu tak úplně nejspíš nebude. Každý zkrátka máme omezenou kapacitu, se kterou je důležité naučit se pracovat.

Proč se time managementu vlastně věnovat?

Důvodů je hned několik. Správná práce s časem a úkoly přispívá:

  • Ke snížení stresu
  • K lepší work/life balance
  • Ke zvýšení produktivity a snížení prokrastinace
  • Ke schopnosti dosáhnout vytyčených cílů za kratší dobu

To nejdůležitější na začátek: Rozptylovače stranou

Možná otřepaná fráze, ale taky je důležité si říct, proč je tak často opakovaná a zda-li ji opravdu bereme na vědomí. Jedna věc je přečíst si tip, druhá je ho aplikovat.

Kolikrát se během dne podíváte na telefon? Anebo vás vyruší nějaká notifikace nebo příchozí e-mail… Jak často zabřednete „jen tak“ na sociální sítě, které vám ukradnou tolik drahocenný čas?

A přitom každé takové vyrušení ukousne vaši pozornost a trvá řádově několik minut, než se do flow ponoříte zpět. Jistě tušíte, že tříštění pozornosti není moc přínosné a zároveň vás vyčerpává (aniž byste si to museli nutně uvědomovat).

Pokud je vám to povědomé, pak si jednoduše zkuste tyto žrouty času vyřadit ze svého pole pozornosti. Co sejde z očí, lehčeji sejde i z mysli.

První doporučení tedy:

  • Zavřít nepotřebné aplikace, internetové stránky a e-maily.
  • Telefon přepnout do módu nerušit a ideálně ho dát do jiné místnosti nebo uklidit do šuplíku, a to společně s chytrými hodinkami (schválně, jak dlouho vydržíte se nepodívat?).
  • Pokud pracujete v open space, vyplatí se sluchátka, která by měla dávat najevo, ať vás v daný moment nikdo neruší.

Dále se pak nabízí vyzkoušet…

1. Time blocking

Poměrně hojně využívaná metoda ve velkých zahraničních firmách a u jejich ředitelů. Základem je práce s kalendářem, kdy si na jednotlivé úkoly stanovíte počáteční a konečný čas. Každý blok nese specifikovaný úkol a má jasnou časovou dotaci, kterou nevěnujete ničemu jinému.

Takto si zkrátka rozvrhnete práci na projektu, vyřizování e-mailů, pauzu na kafe, pauzu na oběd atd. Opravdu na vše, co budete dělat. Vyplatí se si udělat přehled dopředu na celý týden a úkoly, které spolu souvisí, přiřadit k sobě.

Důležité je vědět či dobře odhadnout, jak dlouho vám daný úkol zabere. K tomu vám může posloužit tzv. time audit, kdy si průběžně jednotlivé úkoly měříte, abyste pro příště byli schopni lépe odhadnout časovou náročnost a mohli si vše lépe naplánovat.

Oproti klasickému to-do listování spočívá výhoda v tom, že víte, kdy přesně budete na úkolu na pracovat, a ne pouze, “že ho máte udělat”.

Zdroj: any.do

2. Timeboxing

Timebox představuje jasně omezenou časovou dotaci, kterou nepřekročíte. Hodí se to u úkolů, u kterých se obáváte, že by vám mohly sebrat příliš času.

Například, když si chcete uklidit kancelář, vyhradíte si na to 30 minut. Po jejich uplynutí skončíte bez ohledu na to, kolik jste toho stihli.

Toto se hodí zejména pro perfekcionisty, kteří jsou zakletí do neustálého vylepšování a zdokonalování věcí, které už se však v určitou chvíli stává (vzhledem ke strávenému času) neefektivní.

Pokud přístup aplikujete při vymýšlení nějakého řešení, daná časová „urgence“ může zároveň pomoci vaší kreativitě.

Tip: Možná znáte situaci, kdy se naplánovaná půlhodinová schůzka protáhla na dvě hodiny ne příšliš efektivně stráveného času. Zkuste ji příště vymezit na 15 minut, přes které nejede vlak. Uvidíte, zda se nezačnou řešit jen ty důležité věci.

Zdroj: stevenschwenke.de

3. Pomodoro metoda

Slavný přístup, který již řadu let ukazuje, že menší průběžné kroky jsou efektivnější než nárazový velký. V čem tato metoda spočívá? V krátkých, intenzivních přestávkách. Práci si rozložíte do 25minutových bloků, kdy pracujete čistě na daném úkolu. Po 25 minutách si dáte 5 minut pauzu. Takto to opakujete 4×, přičemž poté si dáte pauzu 15–20 minut. Pak opakujete celý cyklus znovu. Jednoduché, funkční.

Zdroj: norberthires.com

Tip: Sedíte v práci celý den u počítače? Přečtěte si, jak si to lze zpestřit.

4. Zkuste sníst každé ráno žábu

Samozřejmě myšleno s nadsázkou. „Kdyby vaše práce měla být snězení žáby, udělejte to jako první věc," říká zakladatel metody Mark Twain.

Zkrátka, ty nejtěžší či nejdůležitější úkoly si dejte na začátek dne. Po spánku je naše tělo daleko lépe schopno soustředit se a zvládat náročnější věci. Mozková aktivita je celkově lepší a jsme také ve většině případů kreativnější. Ostatní dle priorit zařaďte na později.

Pokud je pro vás „žába” nepředstavitelná, zkuste na to jít opačně. Den začínejte těmi nejjednoduššími úkoly. Díky tomu, že je budete snáze odbavovat, se budete cítit produktivnější a na těžší úkol budete mít daleko větší motivaci.

Zdroj: zapier.com

5. Zapojte Paretovo pravidlo

Známé dle ekonoma Vilfreda Pareta, které spočívá v zaměření se na to důležité. Pravidlo 80/20 říká, že vztah mezi vstupem a výstupem je zřídkakdy vyvážený.

Při použití v praxi to znamená, že produktivní práce se skládá přibližně z 20 % vašeho úsilí a přináší 80 % výsledků. Proto je důležité udělat si dobrou prioritizaci, abyste nevěnovali 80 % úsilí a nezískali jen 20 % výsledků.

Zdroj: youtube.com/zenproductivity

Konfucius řekl: „Všichni máme dva životy, ten druhý začíná v momentě, kdy si uvědomíme, že máme jen jeden.“ Moc filozofické? Možná. Ale tato věta krásně vyzdvihuje důležitost prioritizace jako takové.

6. Využijte metodu GTD

Asi nejslavnější od Davida Allena – Get Things Done. Vezměte papír a tužku (případně dostupné to-do listy) a napište si všechno, co máte udělat a nosíte v hlavě. Tím, že to přenesete z hlavy, nebudete na dané věci muset tak intenzivně myslet a pamatovat si je.

Jakmile máte vše sepsáno, uleví se vám a můžete si věci lépe rozložit podle toho, kdy je musíte udělat. Co je urgentnější, to dostane prioritu, co může počkat, odložíte na konkrétní datum. Vždy byste ale měli každé věci dát rovnou patřičnou časovou dotaci. Hotové věci jednoduše škrtnete, což opět zvedá vaše vnímání produktivity.

V jednotlivých krocích:

  • Zachyťte – přeneste na papír vše, co se vám honí hlavou
  • Popište – jednotlivé věci si pečlivě rozřaďte do konkrétních kroků
  • Zorganizujte – dejte vše na své místo, jednotlivým věcem konkrétní datum, čas, deadliny a přiřaďte správné osoby
  • Revidujte – průběžně kontrolujte, jestli vše jde správným směrem a posouvá se, případně zda není potřeba nějaká aktualizace
  • Aktivujte – dle předchozích kroků se pusťte do práce a věci odbavujte od nejdůležitějších

Zdroj: facilethings.com

Tip: Programujete? Podívejte se, co vám pomůže být více efektivní.

Další užitečné principy

  • Rozdělte si úkoly do jednotlivých oblastí – důležité a urgentní | důležité, ale neurgentní | urgentní, ale nedůležité | neurgentní a nedůležité. Zároveň si k sobě dejte úkoly, které spolu souvisí.

  • Na konci svého dne si naplánujte nadcházející den – místo toho, abyste každé ráno procházeli e-maily a teprve zjišťovali, co máte udělat, budete hned vědět, do čeho se máte pustit.

  • Říkejte ne a delegujte – „urgentní“ věci ostatních, které vám rozstřelí vaše naplánované věci, jsou jedny z nejhorších. Důležité je umět je asertivně, ale slušně odmítnout.

  • U e-mailů aplikujte techniku 4D – Delete (něco můžete smazat rovnou); Do (něco můžete udělat rovnou); Delegate (něco může udělat někdo jiný); Defer (k něčemu se můžete vrátit později).

  • Nezapomínejte na pravidelné pauzy – ideální je krátká procházka nebo cvičení. Mozek jednoduše potřebuje oddych, aby mohl fungovat naplno. Naopak čím více ho dlouhodobě přetěžujete, tím jdete naproti vyčerpání, či dokonce vyhoření.

  • Ukliďte si pracovní prostředí – možná to zní jako banalita, ale jak se říká „little things can make a big difference“. V uklizeném prostředí se člověk cítí lépe a zvyšuje se jeho produktivita. Zkuste si na stole nechat jen klávesnici, monitor a uvidíte, jak to na vás bude působit. Platí to i pro věci v počítači, i pouhé roztřídění věcí do složek na pracovní ploše může přinést výrazný pozitivní účinek.

Důležité je hlavně vydržet. Chvilku možná potrvá, než si na nový přístup zvyknete. Časem vám to ale přinese výsledky a budete efektivnější.

Jak se vám článek líbil?

9

Praktický

18

Inspirující

0

Zábavný

1

Nic moc