Menu

Jak propagovat událost online, aby přišel plný sál

Jak vzbudit v online světě zájem o vaší událost? O tom jsme si povídali s Michaelem Kašparem, odborníkem na sociální sítě a eventovým manažerem sportovních akcí Urban Challenge a Barvám Neutečeš.

Jak propagovat událost online, aby přišel plný sál

Pořádáte firemní událost, workshop nebo meetup a lámete si hlavu, jak nalákat co nejvíce účastníků? Připravovali jste v minulosti akci, na kterou v závěru dorazila jen hrstka návštěvníků? Jak propagovat akci online, abyste vzbudili zájem u vaší cílové skupiny, a co udělat proto, aby lidé skutečně přišli? Michael Kašpar, odborník na event marketing a sociální sítě, nám prozradí rady a tipy ze své čtyřleté praxe.

Jak jsi se dostal k event marketingu?

Mám vystudované IT a programování s přesahem do reklamy. Během studií jsem vypracoval case study ohledně správy sociálních sítí a digitální propagace a s tou pak vyhrál soutěž. Nyní se již tři roky starám o management a kompletní online marketing sportovních akcí Barvám Neutečeš a Urban Challenge. K tomu jsem ještě letos zahájil spolupráci s Trisbee. Je to finanční startup, který umožňuje přijímat platbu kartou i bez terminálu, pouze prostřednictvím aplikace.

Co je náplní Barvám Neutečeš a Urban Challenge?

Jedná se o zábavní sportovní události. Urban Challenge je série překážkových závodů v industriálním a městském prostředí, kde závodníci zdolávají originální překážky na 5km trase. Barvám Neutečeš cíleně nenazývám závodem, jedná se o tzv. barevné běhy, kde je hlavním cílem obarvit sebe i své přátele a užít si příjemný den. Účastníci se pohybují na vyznačené trase, v určitých bodech probíhají skrz rozprašovací zóny a nechají se zbarvit od hlavy až k patě. Na obou akcích hraje důležitou roli také doprovodný program, který je zaměřen na danou cílovou skupinu.

V čem spočívá tvoje práce?

Starám se o to, aby lidé z onlinu přišli do offlinu. Jinými slovy, aby navštívili skutečnou událost ve fyzickém světě. Aby se tak stalo, je potřeba propojit více komunikačních kanálů.

Jakých?

Alfou a omegou naší propagace je placený i neplacený obsah na sociálních sítích. Záleží zejména na tom, jakou cílovou skupinu chceme oslovit. Například u Barev jsou to rodiny s dětmi, které ze zkušenosti nejlépe reagují na Facebook. Na děti ve věku 13 - 15 let cílíme také pomocí Instagramu. Urban Challenge naopak zajímá hlavně dospělé muže a ženy, kteří se opět pohybují hlavně na Facebooku.

Jak co nejlépe propagovat událost na sociálních sítích?

Na sociálních sítích komunikujte a přemýšlejte, jako vaše cílová skupina. Není to otázka onlinu nebo offlinu, ale selského rozumu. Představte si nebo si udělejte průzkum, co by účastníky mohlo zajímat, a to zařaďte do programu. Lidé musejí mít důvod přijet a nezáleží na tom, jestli pořádáte první nebo desátý ročník. Důležité je, jestli máte co nabídnout.

Jakmile člověk založí Facebookovou událost, nabízí se spousta možností. I kdyby na reklamu nebyl žádný rozpočet, přesto se dá příspěvek nasdílet na firemní stránku, do skupin i na profil. Lidé mohou odkaz šířit, potvrdit účast nebo dát najevo, že je akce zaujala. Tlačítko „Mám zájem“ je známka toho, že uživatel o eventu rád dostane připomínky, zobrazí se mu všechny příspěvky a bude informován o novinkách a blížícím se datu konání.

Máš nějaké konkrétní vychytávky přímo pro Facebook?

Vyplňte vše, co vám Facebook našeptává, algoritmus poté vašemu obsahu přisuzuje větší důležitost. Přidejte program, kvalitní grafiku, a pak už zbývá jen nalákat lidi. Informace doplňujte postupně, stejně jako zajímavosti a novinky. Neomezujte se pouze na text, natočte krátké video nebo použijte poutavou infografiku.

Poproste zájemce o vyplnění nezávazného registračního formuláře, aby bylo jasné, kolik lidí chce přijít. Týden před konáním rozešlete detailní informace a pozvánku všem, kteří vám poskytli svůj kontakt. Zpráva by měla být osobní, upravená každému účastníkovi na míru alespoň oslovením.

Připomeňte, že se akce opravdu koná, jaký je harmonogram, jak dlouho potrvá a co je vhodné vzít s sebou. Z takového emailu se dá hodně vyčíst o charakteru události, jestli se bude jednat o vzdělávací konferenci a nebo uvolněný meetup s vínem a občerstvením.

Jaké jsou nejčastější chyby při propagaci?

Častým problémem je, že se událost založí v předstihu, a poté je dlouhou dobu ticho. Nikdo nereaguje, neposílá, neurguje, nezve ani nic nepostuje. Lidé zapomenou, že se akce chystá, a potom zničehonic přijde upomínka „těšíme se na vás příští týden“. Tou dobou už má ale většina potenciálních návštěvníků jiné plány.

Stalo se ti, že jsi musel rušit akci pro nedostatek zájmu?

Ne, ale stalo se mi že jsme museli předčasně ukončit registraci, protože bylo vyprodáno, což taky není úplně fajn, pokud už se spousta lidí těší, že přijde. V tu chvíli nastupuje krizová komunikace a nabídka alternativních řešení. Naštvaní fanoušci jsou to poslední, co chcete.

Pořádám firemní meetup a chci, aby přišel plný sál lidí. Jsou zde z hlediska propagace nějaká specifika?

U meetupu je klíčové stanovit si, jaké lidi chci zaujmout a co z toho chci mít, jestli chci vydělat peníze na vstupném, zvýšit povědomí o značce, získat nové kontakty nebo obohatit komunitu, pro kterou to dělám. Například setkání, které jsme pořádali s Trisbee, mělo za cíl osvětu a branding.

Online a offline propagaci akce neoddělujte, ale naopak propojujte. Zjistěte si například, kde se pohybují lidé, které by mohla vaše akce zajímat a natvrdo jim tam vylepte plakát nebo zanecháte letáky. Informujte o akci zodpovědné osoby různých vzdělávacích institucí, například ředitelé škol s vaším oborem zájmu. Ti pak mohou sami akci nabízet, pokud ji budou považovat za zajímavou.

Co se týče onlinu, rozhodně nemá smysl cílit na všechny, jednak z hlediska financí a jednak i proto, že lidé, pro které není reklama relevantní, ji vnímají jako spam, a kvůli tomu pak získáváte špatné jméno. Zkrátka je potřeba segmentovat.

Jak přilákat nové tváře?

Pokud nám chodí na setkání jen lidé, kteří již o naší firmě mají povědomí (externisté, bývalí zaměstnanci, známí) a rádi bychom natáhli nové tváře zvenčí, vyplatí se pracovat například s facebookovými skupinami. Domluvte se se správci skupiny, zda souhlasí s umístěním vaší nabídky. Dostanete se tím do prostoru, kde jsou uživatelé, které zajímá vaše téma, ale nemají s vaší společností nic společného.

Dlouhodobě se také vyplatí založit vlastní tématickou skupinu a tu spravovat. Lidé jsou ve skupinách aktivnější než na stránkách. Navíc, velký počet fanoušků stránky se nerovná větší organický dosah, bohužel právě naopak. Od určitého čísla se organika ještě snižuje z 10 % až na 5 %. Tím vás Facebook nutí zaplatit, aby se reklama ukázala většímu počtu fanoušků.

Oproti tomu, ve skupině se obsah zobrazuje všem, kteří jsou jejími členy a sledují ji. Ideální je, pokud vaše skupina začne žít svým vlastním životem. Vy poté jako správce skupiny už jen kontrolujete obsah a vítáte nové příchozí.

Na co během samotné akce určitě nezapomenout?

Pořizovat fotky a videa. Zajistíte si tím spoustu reklamního materiálu, který použijete v průběhu celého roku, případně na propagaci dalšího ročníku. Já osobně mám na place několik fotografů a kameramanů a sám do toho ještě běhám s foťákem, kdyby se náhodou na něco zapomnělo.

Opět nezapomeňte využít sociální sítě před i v průběhu konání, například prostřednictvím živého vysílání, sdílených fotek a videí přímo z mobilu. Lidé se rádi uvidí v příspěvcích a ve Stories a budou váš obsah šířit. Zapojte samotné účastníky. Vytvořte si vlastní hashtagy a nezapomeňte lidem připomínat, ať je používají společně s označením vaší stránky nebo profilu. Vymyslete například soutěž o nejoriginálnější fotku s danou tématikou, kterou budou mít za úkol nahrát na Instagram a označit určenými hashtagy. Závěrem akce soutěž vyhlásíte, výherce získá dárek a vy získáte viditelnost.

Může silný brand zvýšit zájem lidí o událost?

Jméno firmy samo o sobě nemusí pomoct při propagaci akce, ale naopak akce může výrazně pomoci k propagaci firemního jména.