Menu

Jak zůstat produktivní na home office (nejen) během pandemie?

Virus sem, virus tam, Covid-19 udělal parádní čáru přes rozpočet jak firmám, tak zaměstnancům. Jak ustát současnou nejasnou situaci a zachovat si co nejvyšší pracovní morálku v domácích podmínkách?

Jak zůstat produktivní na home office (nejen) během pandemie?

Jaké budou finální dopady koronaviru na českou ekonomiku je zatím tajemství. Protože však žijeme v době internetové, dá se většina věcí vyřešit pohodlně a online, aniž by to ohrozilo produktivitu vašeho podnikání. Také BlueGhost je tu pro vás stále v plné síle. Jak to tak v digitální agentuře bývá, Modrý duch je zvyklý fungovat na dálku s celým svým týmem i s klienty. Co ale dělat, pokud je pro vás karanténa a nucený home office nevítanou novinkou? Jaké výhody a úskalí skýtá práce z domova? Jak se zachovat, pokud nemáte plně autonomní pracovníky? Jak komunikovat s klienty a jak co nejvíce udržet efektivitu? O tom pohovořil modrý náčelník programátorů a projekťáků Michal Zíma.

Michale, jak se Ti pracuje? Daří se Ti řídit sám sebe a k tomu ještě dvě oddělení z domácích podmínek?

Na home office jsem zvyklý, protože jsem v minulosti řešil pár samostatných projektů. Díky tomu mám zařízenou domácí kancelář a jsem schopný se disciplinovat. Kdykoliv za sebou zavřu dveře, cítím se jako v zaměstnání. Celé je to vlastně jen o určitém psychickém bloku. Když pracujete z obýváku, z ložnice, z kuchyně nebo z jiného místa, které slouží i pro další účely, bude vás to rozptylovat. Naopak ve chvíli, kdy máte vyčleněnou místnost nebo alespoň kout čistě pro práci, je to okamžitě lepší. Pokud by změna způsobená Covid-19 měla znamenat, že by i nadále mnohem více lidí chtělo fungovat externě, pak tomu musí přizpůsobit svůj byt nebo dům. Práce je zcela jiný setup než normálně člověk doma vykonává. Je potřeba se přehodit do vnitřního nastavení, že i v domácím pohodlí je prostor, ve kterém se plně koncentrujete.

Existuje způsob, jak udržet efektivitu zaměstnanců pracujících z domu?

Myslím si, že ano. Řízení lidí na dálku vyžaduje vyšší disciplínu od všech zúčastněných a rozhodující je, jak samostatně je váš tým schopný pracovat. Může se jednoduše stát, že efektivita vašich lidí, kteří jsou na home office a vědí, co mají dělat, bude oproti kanceláři ještě vyšší. To ale samozřejmě záleží na spoustě faktorů. Ve chvíli, kdy člověk není zvyklý fungovat autonomně, může to pro něj být problém. Jeho výkon bude ještě menší, než kdyby byl v práci.

Záleží tedy na osobním přístupu a morálce každého jedince a na sehranosti týmu?

Klíčové je to, jak je celý tým nastaven pro běžnou spolupráci. Pak je na manažerovi, jakým způsobem si s lidmi předává práci a jestli je spíše „vodí za ruku“ a nebo jim ponechává více svobody v rozhodování.

Jaké nástroje jsou potřeba?

S programátorským oddělením máme k dispozici virtuální kancelář, což je místo na internetu, kde se můžeme obrazově, zvukově nebo textově potkávat. Zejména na Slacku, který supluje běžnou rychlou komunikaci. Jako druhý nástroj volíme Whereby, které používáme i pro digitální schůzky se zákazníky. Slouží k videohovorům, podobně jako Skype, ale funguje zcela online a není potřeba nic stahovat ani instalovat. Je velmi intuitivní a lze ho používat na každém moderním mobilu nebo počítači.

Jak koordinovat práci?

Jde jen o to, jak se nastaví virtuální spolupráce. Pokud spolu kolegové potřebují aktivně komunikovat, pak se zřídí již zmíněná online místnost, ve kterém se potkají. A to třeba na Whereby, které klade minimální nároky na uživatele. Pokud jsou lidé schopni pracovat nezávisle na sobě, tak se setkávání může osekat podle potřeby. Připraví se tzv. sprint na určitou dobu, například na jeden den. Ráno se tým spojí a rozdělí si úkoly. Následující den se vyhodnotí, co se povedlo a s čím se potřebují poradit.

Je-li 24 hodin příliš dlouhá doba a vaši lidé potřebují častější interakce, přizpůsobte jim délku sprintů na míru. Tento systém může neuvěřitelným způsobem zvýšit efektivitu těch, kteří jsou schopni sebeřízení. Je zde přímá úměra mezi časem stráveným pro zadání práce a samostatností kolegy. Čím autonomnější skupina, tím méně koordinačních starostí pro manažera. Stačí říci „dnes pracuj na projektu A“ a každý již ví, co má dělat. Protikladem je, když jste nuceni zadání rozkouskovat na menší části. V takovém případě řeknete „na projektu A nasadíš logo, pojmenuješ varianty, nastavíš platební bránu, to se dělá tak a tak atd.“ Druhá možnost je pro vedoucího týmu logicky více zatěžující. Ideální je najít balanc, který bude nejvíce vyhovovat vám i vašim lidem.

Nemám-li dostatečně zodpovědný tým, existuje pro management nějaká možnost, jak trackovat práci a jak své lidi koordinovat?

V podstatě to není zas takový rozdíl oproti režimu v officu, jen je potřeba mírně upravit již zaběhlý systém. V kanceláři jsou úkoly často zadávané lidem na přímo. Ti je zpracují a následně verbálně oznámí svému nadřízenému, že je hotovo. Pro práci z domova je pouze potřeba najít jiný nástroj, pomocí kterého může tato dynamika nadále fungovat. Buď to mohou řešit přes již zmíněný Whereby a Slack, nebo mohou použít projektové nástroje, například Asana nebo Trello. Do nich se zanesou jednotlivé úkoly a nastaví se notifikace či kontrolní časy tak, aby se nadřízený dozvěděl, když je úkol splněn. Tento systém ale nemusí být vždy tím, co zaměstnanci chtějí. Není to pro ně komfortní, protože se jim ubírá důvěra a odpovědnost a nemají možnost se rozvíjet. Naopak, pro spoustu lidí to i dnes může být způsob, který jim vyhovuje a bez kterého nedokáží pracovat. Uvážení a rozhodnutí je na manažerovi.

Jak přesvědčit klienty, abyste nadále spolupracovali virtuálně?

Zákazníci dobře reagují, kdy se jim situace vysvětluje. Pokud má klient obavy nebo není online spolupráci plně nakloněn, neváhejte mu vysvětlit vaše důvody. Všichni chceme být sociálně odpovědní a není důvod šířit koronavirus dál. Všechny věci, které potřebujete udělat a probrat na schůzce one to one dokážete stejně efektivně vyřešit po internetu. Když klientovi ukážete jak na to, nejenže mu usnadníte život, ale také podpoříte svoji pozici odborníka. Systém, který si společně zavedete, můžete využívat i v budoucnu a ušetřit spoustu času.

Jak vést online schůzku?

Na každé schůzce je důležité vnímat to, že klient něco říká, něco si myslí a vy z toho něco pochopíte. Když společně sedíte v jedné místnosti, můžete z neverbálních signálů detekovat, zda jste vzájemně „v obraze“. Ve chvíli, kdy jste omezeni pouze na telefon nebo video, odpadá podstatná část informačního mixu, který od zákazníka dostáváte. Ideální je to zase něčím nahradit. Pokud řešíte například webové projekty, je to snadné. Vše si můžete ukázat například tak, že si oba otevřete stejnou stránku, o které se bavíte. V takovém případě se de facto neztratí nic kromě očního kontaktu, který je ale důležitý spíše pro mezilidské vazby než pro projektování jako takové.

Vyberte si nástroj, který vám pomůže názorně vysvětlovat to, o čem se bavíte. Vizualizace funguje ve všech případech a doporučuji být tak názorný, jak jen to je možné. Co nejvíce kreslit obrázky a uvádět příklady. V online prostředí je nutné ještě více dbát na to, aby bylo jasné, že se bavíte o stejné věci. Nejlépe asi funguje sdílená obrazovka a elektronické pero. Třeba ve Whereby aktivujete tyto funkce na jedno kliknutí.

Jaké základní technické zázemí je nezbytné na straně klientů či zaměstnanců? Napadá mě zejména kvalitní internetové připojení.

Ano, to je pravda. Většina lidí už v současnosti dobrý internet má. Jako “dostatečný” se dá označit třeba 20 Mbit k vám a 2 Mbit od vás, což je v podstatě specifikace každého základního připojení přes DSL. Pokud nepotřebujete speciální dostupnost, hrát hry, stahovat nebo poslouchat hudbu přes YouTube během hovoru, je v podstatě každé domácí připojení dostačující. Technické limity zde dle mého nejsou.

Užitečné nástroje:

Whereby

Whereby nabízí 3 možnosti uživatelských účtů. Modrý duch využívá střední verzi Pro, aby mohl vést online meetingy až s 50 lidmi. V jedné místnosti se může sejít až 50 účastníků, z toho 12 přes video a zbytek audio.

Slack

Slack nahradí zdlouhavé e-maily či neustálé telefonování. Funguje formou chatu, ve kterém členové týmu skupinově i jednotlivě komunikují. Rychlé otázky, rychlé odpovědi, přehled o tom, kdo je online a v jakém je statusu. Zkrátka podobné, jako Messenger, akorát pro účely pracovního týmu. Všechny konverzace a soubory se archivují a je možné je kdykoliv v budoucnu dohledat. Ideální aplikace pro komunikaci s týmem odkudkoliv.

Trello

Nástroj fungující na principu TO DO listů. Každý projekt má svojí nástěnku plnou konkrétních úkolů a podúkolů. Trello vám pomůže rozporcovat velké zadání na jednotlivé kroky, kterým přidělíte termín a prioritu. Poté názorně sledujete, jak se daří plán plnit. Jedná se o organizovanou digitální variantu “lepících papírků”, které se nikdy neztrácejí.

Zoom

Měli jste naplánovanou přednášku nebo seminář, který musíte kvůli koronaviru zrušit? A co takhle uspořádat událost online? Zoom je vytvořený pro velkokapacitní video konference a webináře. Služba kromě klasických meetingů malých a středních skupin například umožňuje, aby se na váš přenos připojilo až 1000 lidí.

Jak se vám článek líbil?

26

Praktický

5

Inspirující

1

Zábavný

1

Nic moc